Bir İş Mailinin 5 Olmazsa Olmazı

0
128
Businessman drawing a giant envelope on a grey wall and standing on a giant ladder

Ah, e-posta. Araştırma, ofis hayatınızın muhtemelen %28’ini Gelen Kutunuzda geçirdiğiniz yönünde, bu nedenle e-postalar iş gününün oldukça önemli bir parçası. Ancak e-postalarınızı ne kadar doğru kullanıyorsunuz?

 

Adres satırından imzanıza kadar gelin iş hayatınızda yaptığınız e-posta iletişiminizin her parçasını inceleyelim ve bazı olmazsa olmazların ve yaygın hataların altını çizerek profesyonelliğinizi parlatalım.

 

  • Adres Satırı

 

Çok bariz olmasına rağmen, gönderdikleri e-postalara çok fazla kişi eklemeyi seven ne kadar çok insan olduğu sizi şaşırtabilir. Takımınız ve günümüzün işgücü göz önüne alındığında her gün yüzlerce e-posta arasında debelenmemek için mail atarken seçici olmayı gerektirmektedir.

 

Bu nedenle e-postanızın “Kime” bölümüne yazdığınız adreslerin yanıt beklediğiniz/istediğiniz kişilerin adresleri olmasına özen gösterin. Aynı zamanda mailinize düzinelerce insan eklemeden önce, onların da cevap verirken “Tümünü Yanıtla” seçeneğine basabileceğini unutmayın. “Cc” bölümü ise e-postanın bir kopyasına ihtiyacı olan ancak maile cevap vermesine gerek olamayan kişiler içindir.

 

Bu konuda da tutumlu ve düşünceli olmak iyidir (sonuçta, herkesin kedinizi öğleden sonra veterinere götüreceğinizi bilmesi gerekmiyor). “Kimden” bölümünde ise, iş e-posta adresinizi ya da en azında içinde adınızın olduğu profesyonel bir şeyler kullandığınızdan emin olun, ‘babygrl700’ gibi ciddiyetsiz adreslerden kaçının.

 

  • Konu Satırı

 

Konu satırı, kapıdan uzattığınız ayağınız, bir nevi “kancanız” niteliğindedir. Muhataplarınızın konu başlığını okuduklarında mail içeriğinde ne olduğunu bilmelerini ve maili açmalarını istersiniz.

 

Mailinize bir konu başlığı eklemeyi unutmak ya da alakasız veya uzun başlıklar kullanmak bilgi aktarımını olumsuz etkileyecektir. Örneğin: “11:00 Toplantısında Değişiklik” yeterli ve nettir, ancak başlıkta daha fazla bilgi vermeye çalışmak sadece karışıklığa yol açacaktır.

 

Örneğin, “11:00 toplantısının yapılacağı odada yeni bir toplantı varmış” bir cümle konu başlığı için oldukça uzundur ve kesilmesi gerekecektir. Pazarlama sahalarını içeren bir e-posta çalışması, altı ila 10 kelime arasında değişen konu başlıklarının mailin açılma oranını arttırdığını keşfetmiştir.

 

  • Yazı Biçimi

 

Kendi kendinize yazı biçimleri ve arka planlarla oynamak eğlencelidir. Ancak iş maillerinizde bu süslemeleri kullanmamak daha profesyoneldir. Tıpkı bir özgeçmiş yenilemesinde olduğu gibi, daha işlevsel görünmek yerine daha hoş görünmeyi tercih eden adaylar mesajlarını nadiren yukarı iletebilmektedir.

 

Önemli olan doğru bilginin verilmesidir, bu nedenle daha ciddi yazı biçimlerini, 10 ila 12 punto büyüklüğünde (daha büyük olursa bağırıyor havası verecek, daha küçüğü ise okunamayacaktır) ve renksiz bir arka plan ile tercih ettiğinizden emin olun.

 

  • Yazı

 

İşte e-postanızın asıl önemli kısmı. Selamlama şekliniz ile başlayalım: ‘Hey’ ya da ‘Naber Çocuklar’ gibi girişlerden ziyade mailinize ‘Merhaba’ şeklinde başlamanız özellikle de hal-i hazırda ilişkiniz olmayan biri ile konuşuyorsanız oldukça önemlidir. Dinlenme odasında bir kere konuştunuz diye alıcının ismini kısaltarak kullanmayın ve maillerinizde alıcıların tam isimlerini ya da sadece isimlerini mesafeli bir şekilde kullanın.

 

Kısa, bilgilendirici ve profesyonel olun. Mizah anlayışı kişiden kişiye değişebileceği için, geçenlerde partide duyduğunuz o espri kalsın, maile yazmayın. Mailinizin yazım ve imlasını kontrol edin ve gönder tuşuna basmadan önce son bir defa daha göz atın.

 

İkna olmadınız mı? “Bir gözetmen mailinde ‘verdiğimiz rahatsızlıktan (inconvenience) dolayı özür dileriz’ yazmak istemiş, ancak yazımına çok güvenmiş olacak ki, ‘çişimizi tutamadığımız (incontinence) için özür dileriz’ yazısını alıcısına göndermiş.” diyor Barbara Pachter kitabı ‘‘Essentials of Business Etiquette’’de.

 

  • İmza

 

Mailinizi nasıl kapattığınız da oldukça önemlidir. Genellikle, gönderdiğiniz her mailde görünen standart bir imza belirlemek en iyisidir. Bu şekilde alıcılarınız size belirli bir konuda ulaşmak istediklerinde  bilgilerinizi rahatlıkla bulabilirler. Yine, süslü ve renkli yazı tiplerine burada da gerek yoktur. Sade bir şekilde adınızı, konumunuzu, e-posta adresinizi ve telefon numaranızı eklemeniz yeterlidir. Bazıları iş adreslerini de eklemeyi tercih etmektedir.

 

Gerçek şu ki, önemli bir maili doğru zamanda yollamak gibi konularda e-posta iletişimi söz konusu olduğunda binlerce kural sayılabilir ancak bunlardan çoğu ofis parametreleri içerisinde tecrübe ile öğreneceğiniz şeylerdir. Şunu unutmayın: e-postalarınız profesyonel kimliğinizin bir yansımasıdır, bu nedenle detaylara özen göstererek oldukça önemli mesafeler kat edebilirsiniz.

 

Bu makale yfsmagazine.com’da Simon Crompton tarafından 6 Mayıs 2015’te yayınlanan yazıdan çevrilmiştir.

 

 

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here