Hampton Creek’te hep şunu sorarız, “Baştan başlasak nasıl olurdu?” Bizim iş felsefemizi sürdüren de budur. Odaklandığımız alanlardan biri ise, geri bildirim vermek ve almaktır. Geribildirim hem kolay, hem de gerçek olabilir.
Gelin birçok kurumda geri bildirimin resmi yönünü ele alarak başlayalım: o korkunç performans değerlendirme süreci. Birçok şirkette mevcut sistem geribildirim, maaş artışları ve promosyonlara bağlı yıllık toplantılar veya değerlendirmeler şeklindedir. Bu bir odak noktası yerine, aynı zamanda bir düzenli ve devamlı olarak yapılan bir geri bildirim etkinliği olarak da görülebilir. Çoğumuzun da tecrübe ettiği gibi, bu tarz geribildirimler idealden uzaktır ve yapıcı ya da verimli olmaz.
Formlar doldurulur ve kişiler iyi, kötü ve çirkini tartışır. Birazcık ya da hiç eğitimi olmayan başkan ve yöneticiler bir etkinlik düzenleyerek birkaç kutucuğu işaretler ve belli belirsiz bazı yapıcı geribildirimler verir.
Son birkaç yıldır 360 derece geribildirim, aylık geribildirim seansları, hedef belirleme, anonim geribildirim ve dış kaynaklardan üçüncü kişi geribildirimleri toplayarak daha yaratıcı olmaya çalışanlar da yok değildir. Ancak yine de, bu süreçlerin hiç biri sonunda öğretici ve geliştirici olmamaktadır.
Alıcı ve vericinin birbirine saygı duymadığı ve güvenmediği noktada, geribildirim tatsız ve rahatsız edici olmaktadır.
En iyi geri bildirim kolayca yapılabilen ve güven verendir. Örneğin, tanımadığınız biriyle öğle yemeğindesiniz ve müsaade isteyerek lavaboya gittiğinizde aynada dişinizde kocaman bir ıspanak parçası olduğunu gördünüz, “Bana neden bunu söylemedi, acaba?” diye düşünürsünüz. İşte bu öğle yemeği aranızda bir güven sorununa yol açacaktır. Bana bundan bahsetselerdi, başkalarının önünde zor durumda kalmazdım diye gelir aklınıza.
Aynı şekilde performans değerlendirmesi de iş kalitesini arttırır – güven ve gelişimi desteklemesi için yapıcı ve gerçek zamanlı olun. Ben bu tarz geribildirimlere 365-geribildirim değerlendirmesi derim. Her gün, günde en az bir kere pratik yapın; bu şekilde geribildirim yapmak sizin için giderek kolaylaşacaktır.
Geribildirim vermek, özellikle de karakter kusurları ya da davranışla ilgili olduğunda oldukça zor olabilmektedir. Ve bizler de genellikle bundan kaçma eğilimindeyizdir. Ancak, geribildirim de tıpkı egzersiz gibi kaslar düzenli olarak esnetildikçe kolaylaşmakta ve gelişmektedir. Gerçek zamanlı, doğrudan geribildirim ile gelen güç ve organizasyon dinamiğini hissedeceksiniz. Geribildirim vermeyi bir hediye gibi düşünün.
Çoğu kurumda, çatışmadan kaçınma her düzeyde oldukça yaygındır. Hepimiz reddedilmekten ve duymanın zor olduğu gerçekleri içeren geribildirimleri duymaktan biraz korkarız. Aynı zamanda, bazı geribildirimler incitici, taraflı ve özellikle seçilen kelimelerle yetersiz olabilmektedir. Geribildirim verirken veya alırken bunları akılda tutmak önemlidir.
Ancak işin enteresan tarafı ise, geribildirim genellikle düşünceli ve gerçek bir şekilde verildiği zaman değerlidir. Aldığınız gerçek ve yapıcı geribildirimlerin öğrenmenize ne kadar yardımcı olduğunu düşünün.
Son 25 yıldır grupları yönlendiren biri olarak, bana gelip de başkalarından şikayetçi olan yüzlerce kişiyle tanıştım. Genellikle benim bu konuda ilk sorum şudur, “Peki, bunu şu-şu kişiye bunu dediğinde tepkisi ne oldu?” Aldığım yanıt ise genellikle “Ben onunla konuşmadım,” olur. Bu noktada bir sonraki sorum ise, “Bu geribildirimle size nasıl yardımcı olabilirim?” olur. İnsanların iyi, kötü ve çirkin hakkında birbiriyle konuşmasını sağlamak iş başarısı için oldukça önemlidir.
Diğer bir senaryo ise, biri bana gelip başkası hakkında bir şey söylediğinde; doğru ve gerçekleri araştırarak duyguları işin içinden çıkarmaya çalışırım. Bazı durumlarda, konu üzerinde konuşmak için tüm tarafları bir araya getiririm. Bu konuşmaların çoğunun güvensizlik, taraflılık ve kulaktan dolma söylemler ile dolu olduğuna şahit oluyorum. Her iddianın her zaman ikiden fazla tarafı vardır, bu nedenle kişilerin odada gerçek zamanlı olarak kendilerini birbirlerinin yerine koyması ve sorunu çözmeye çalışması rahatlatıcı olabilmektedir.
Yıllar boyunca, birçok kere eksik olanların arkasından konuşulduğu olmuştur. Bu durumda ben, o kişi bunları duysa ne olurdu ya da odada olsa konuşma aynı olur muydu sorusunu sorarım. Burada hedeflenen kuruma bir güven ortamı sağlayabilmektir; insanları odada olsalar da, olmasalar da elimizden geldiğince dürüst davranmaya çalıştığımıza inandırmak.
Bire bir konuşmalar, genellikle geribildirim vermenin en iyi yoludur, ancak toplum içinde geribildirim vermek ise inanılmaz derecede örnek teşkil edebilmektedir. Geribildirim alıcısını ve dinleyicisi tanımak, mesajı birebir mi yoksa açık bir şekilde mi vereceğinize karar verirken göz önünde bulundurmanız gereken çok önemli bir unsurdur.
Alıcı ve verici birbirine saygı duymadığı ve güvenmediği noktada, geribildirim tatsız ve rahatsız edici olmaktadır. Bir geribildirim esnasında, alıcının aklından “Bunu neden yapıyorlar, kovulacak mıyım, bunun sebebi siyasi bir şey mi?” düşünceleri geçebilir.
Gerçek zamanlı geribildirimin çirkin tarafı da budur ve bu şartlarda yeniden başlamak çaba gerektiren bir alandır. Ben böyle bir durumda tarafsız olabilecek üçüncü bir kişinin, diğer iki kişi arasındaki saçmalığı çözerek birbirlerine karşı dürüst olmaları konusunda yardımcı olabileceğini düşünüyorum. Çeşitli hakemler kullanmak da iyi bir seçenek olabilir.
Biraz gerilmeme rağmen, öne çıkarak dürüst bir şekilde ‘halının altındaki’ gerçekleri dile getirdiğimde hep konuşmanın çok daha sağlıklı bir şekilde devam ettiğini gördüm. Açık bir şekilde konuşma ve tartışma özgürlüğü, konu üzerine yoğunlaşmak ve bir sorunu çözmek rahatlatıcı ve hatta eğlenceli olabilmektedir. Durum ya da duruşunuzdan haberdar olmak ne kadar da ferahlatıcı bir histir. Formlar ve süreçler size bunu sağlayamaz. Bunu ancak gerçek zamanlı geribildirim veren insanlar sayesinde elde edebilirsiniz.
Çoğu kurumda, çatışmadan kaçınma her düzeyde oldukça yaygındır.
Geçenlerde küçük çocuklardan oluşan bir grup ile birlikteydim ve geribildirimlerini gözlemledim, gerçek zamanlı ve kendileri için oldukça rahatlatıcıydı. “Nefesin komik kokuyor, beni ısırma, çok tatlısın, bu kitabı paylaşalım, sana yardım edeceğim,” gibi cümleler duydum. Hiçbir zorbalık ve sahtelik yoktu; sadece saf ve masum gerçek zamanlı geribildirim vardı. Peki bunu büyüyünce neden kaybediyoruz? Çalışan yetişkinler olarak yeniden başlasak ve daha masum olan bu yaklaşımı benimsesek nasıl olur?
Yani geribildirim verirken nelere dikkat ediyormuşuz; eleştirilerinizi yumuşatmayın, mizah kullanabilirsiniz, gerçekçi olmaya çalışın, taraflılık konusunda kendinizi kontrol edin, duygusal olduğunuz zamanlarda geribildirim vermek işe yarayabilir ancak her zaman önce 10’a kadar saymak daha iyidir; duygularınızın yatışmasını bekleyin.
Her düzeyde gerçek zamanlı doğru geribildirim alabildiğiniz bir dünya sistemi hayal edin. Bu hepimizin çalışma şeklini değiştirerek, hem iş hem de takım olarak başarılı olmamızı sağlayabilir. Deneyin, siz de şaşırabilirsiniz.
Editörün notu: Allison Hopkins, iş büyümesi, insan ve kültür danışmanlığı yaptığı Hampton Creek’te başkan yardımcısıdır.
Bu makale techcrunch.com’da Allison Hopkins tarafından 29 Nisan 2015’te yayınlanan yazıdan çevrilmiştir.
