Toplantılarla harcanan ve boşa giden iş saatlerinin sayısı oldukça fazladır. Çoğumuzun kariyer hayatı boyunca gerçekleştirdiği gereksiz ve kötü toplantıların sayısı iyi olanlardan daha fazla.
Help Scout (Yardım İzcileri)’a katıldıktan sonra toplantılarımdan beklentilerim yükseldi, ancak yine de hayatım boyunca yaptığım toplantıların başarı oranını çok da değiştirmedi. Ben de sizin gibi başarısız geçen toplantılara iyi sonuçlar veren toplantılardan daha aşinayım.
Neyse ki kötü giden bir toplantının erkenden farkına varacak kadar deneyim edindim. İyi niyetlerle başladığınız bir toplantıyı kâbusa çeviren şeylerin listesini çıkardım.
İhtiyacınız Olandan Daha Fazla İnsan Davet Etmek
Toplantı odasına ya da Google Hangout’a tüm ekibinizi doldurmak.
Diğer örnekler gibi bu da iyi niyetle yapılmış bir şey. Bir elin nesi var iki elin sesi var düşüncesini o kadar benimsemişiz ki toplantıya ne kadar çok kişi katılırsa beyin fırtınası yaparken o kadar iyi olur diye düşünüyoruz.
Bu bir yere kadar doğru, ancak ben Jeff Bezo’nun ‘iki pizza kuralı’nı ihlal etmesine rağmen üretken olabilen bir toplantı hiç görmedim. Bu kural Amazon’un toplantılarında katılımcı sayısını belirleyen bir kuraldır. Ayrıca toplantıya katılan sayısının iki basamaklı bir sayıya ulaştığı durumlarda doğru ve yerinde bir karar verilemediğini kanıtlayan ciddi literatür çalışmaları da bulunmaktadır.
Bence bunun üç sebebi var:
Fazla düşüncenin ifade edildiği toplantılarda tansiyon yükselir ve konular gereksiz şeylerin üzerinde yoğunlaşmaya başlar. Çoğunluk düşünüldüğünde toplantıya katılan insanların sayısı arttıkça uzmanlık seviyesinin de düştüğü görülmektedir.
Daha çok insan daha iyi organize olmayı gerektirir, bu da bürokrasiyi doğurur. Toplantıda çok fazla insan olması toplantının doğru bir şekilde ilerlemesi için daha ağır süreçlerden geçilmesini mecbur kılar.
Toplantıya katılan değer, boş boş oturan insanların toplantıya kaybettirdiği değer kadar değildir.
Bu durumda asıl suçlu toplantıya tüm ekip yerine bir heyet gönderme konusundaki isteksizliktir. E-posta olması gereken bir toplantıdan sağ çıkmak şakasını mutlaka duymuşsunuzdur. Toplantıya gönderilen heyet, orada olması gerekmeyen kişilerin yerini alarak boşa gidecek bir zaman dilimini kurtarır.
Toplantıda Sentez Yapmak
Toplantılar karar vermek ve projeleri planlamak için yararlıdır. Ancak, metin yazarları size komitelerin yazdığı metinlerin hiç de başarılı olmadığını söyleyecektir. Bir grup, ayrı ayrı parçalar yaratmaktansa, halihazırda bulunan parçaları birleştirerek bir bütün oluşturma konusunda daha başarılı olur. Aynı şekilde yazarların yazdıkları metinlerle ilgili eleştiri kabul etmesi ancak metni nasıl yazmaları konusundaki önerileri çok da ciddiye almaması bu yüzdendir.
Bu hatayı ben de pek çok kez yaptım. “Karar vermek” cesaretlendiricidir, ancak karar verilen şey o anda ve orada yapıldığında daha doğal bir süreç ortaya çıkar.
Şunu öğrendim ki toplantılar ne yapılacağına karar vermek için yararlıyken, tuvale boya sürmeye gelince hiç de başarılı olamıyor. Geri dönüş almak ancak yapılacak şey belirli bir şekle sahip olduğunda, en ufak bir parça bile olsa, yararlıdır.
İş birliğinin de bir sınırı var. Toplantıları ne yapılacağını belirlemek için ve tepkileri yol boyunca almak için kullanın. Yani tek başınıza yaratın, birlikte karar verin.
Kural koymayın, keskin hatlar çizmeyin.
Kimse kural koyucu olmaktan hoşlanmaz. Böyle bir durumda iş birliğinin “huysuz tipi” ve yaramazlık yapan çocuklara ceza veren kötü dadısı siz olursunuz.
Bunun da ötesinde, birlikte çalıştığımız kişilerle ve meslektaşlarımızla vakit geçirmeyi çoğumuz severiz ve bu da toplantıların gayrı resmi bir çerçevede geçmesine sebep olur. Rahat toplantı ortamı bir anda ‘umursamaz’ bir ortama dönüşebilir ve bir toplantı umursamaz bir ortama büründüğünde pek çok sorun baş gösterir:
Toplantı planlı ilerleyemez ve bir anda boş derse dönüşebilir.
Toplantıya başlanacak saat kişilere bırakılmıştır, bu da geç kalanı ödüllendirirken zamanında geleni cezalandırır.
Hiçbir şey kayıtlara geçmez ve termin tarihi oluşturulmaz. Bunun sonucunda da ‘toplantıdan kalma’ sendromu oluşabilir ve kimse toplantıda alınan kararlara istinaden ne yapacağını bilemez. Bu sorun sihirli bir değnekle çözülecek değildir.
Zamana saygı duyulmadığından kimse hazırlıklı gelmez ve kimse odaklanamaz. Bu da cevaplanamayan sorulara, sessizliklere ve “bir kontrol edeyim”lere sebep olur ve vakit kaybettirir.
Bahsettiğimiz her şey yorucu toplantılara sebep olur ve bu toplantılar hiçbir zaman planlanan gündemi yakalayamaz, kimseyi bir sonuca ulaştırmaz.
Öte yandan toplantılara hak ettikleri saygı gösterildiğinde herkes hazırlığını yapmış bir şekilde gelir ve toplantıda geçirilen zaman anlam kazanır. İnsanların dürüst olmasını sağlamak için toplantının sonunda kısa ve araya girilmeyen bir özet geçme bölümü oluşturabilirsiniz.
Anlaşmaya varma konusunda ısrarcı olun
Toplantılarda parça parça tekliflerde bulunmak garip bir öneri gibi gelebilir ancak işe yarar. Toplantılar her zaman anlaşmaya varmak için değildir, uyum sağlamak içindir -bunlar arasında küçük bir fark var.
Uyum sağlamak, konu hakkında şüpheleriniz bile olsa son kararın verilebilmesi için gerekli çabayı sağlamanız anlamına geliyor. Uyum sağlamak her zaman gerekli, ancak anlaşmaya varmak değil.
Bu sizi güldürecek ancak Wile E.’nin diğer insanların teslim olmalarını sağlamadan yapamadığı keçi gibi inadına şahit oldum ben. Bu, toplantıyı düzenleyenin değerli olduğu durumlarda olur. Toplantıyı düzenleyenler fikrini beyan eden herkesin dinlenmesini sağlar, ortaya atılan endişelere değer verildiğini hissettirir ve sonra herkesin katıldığı bir süreci yönetir.
Orta Noktada Buluşmak
Toplantılar iş yerlerinin kum torbasıdır. Oldukça yoğun olan iş programımızdan bunaldığımızda onlarla rahatlarız (ben takvimimde toplantıları eğlenceli renklerle işaretlemekten hoşlanırım; “Zamanı emen” mavi ya da “Neden bu kadar yanlış gitti” kırmızısı gibi mesela.)
Şaka bir yana, toplantılar medyum olmadığımız için ödediğimiz küçük haraçlardan başka bir şey değildir.
Daha az toplantı yapabiliriz, ancak onlardan tamamen kurtulamayız. İnsanlar kovan zihin ‘canlı organizma ile makinelerin birleşmesinden doğan bir posthuman türü’ olayının iyi bir fikir olduğuna karar vermediği sürece iletişim kurmak, iş birliği yapmak, beyin fırtınası yapmak, sunumlar, tartışmalar ve fikirlerimizi topluluk halinde ifade edebilmek için toplantıları kullanacağız. Toplantılar bu amaçlara ulaşmak için yararlı, bu yüzden onların en iyi şekilde geçmesi ve en iyi sonuçların elde edilmesi için uğraşmamız gerekiyor.
Bu makale inc.com’da Help Scout tarafından 2016’da yayınlanan yazıdan çevrilmiştir.
