Yeni takvime geçmeden önce, bitirilmesi gereken ciddi yıl sonu görevleri var. Her sene, bitirilmesi gereken birkaç yılsonu işi olur. Ocak’a kadar, her Cuma biraz zaman ayırarak kontrol listeniz üzerinde çalışın.
Envanterinizi sayın.
Eğer ürün satıyor veya yapıyorsanız, yılın sonuna kadar elinizdeki hammadde ve tüm ürünleri gözden geçirin. Eğer bulut tabanlı bir satış sisteminiz varsa, Ocak 1’de envanterinizde ne kadar ürünün olduğunu not etmek çok daha önemlidir.
Çoğu POS sistemi, sadece güncel toplam stok üzerinden çalışmaya devam eder. Eğer not etmeyi unuttuysanız, tüm alım satım işlemlerine geri dönerek hesaplamanız gerekiyor. Bunun pek de eğlenceli bir iş olduğu söylenemez.
Muhasebe raporlarını yönetin
Yıl sonu finansal raporlarını PDF formatında işleyin. Evet, yıl boyunca veri kaybı ihtimaline karşı, muhasebe sisteminizi yedeklemeli veya CSV formatında dışarı aktarmalısınız. Ancak muhasebe hizmetleri değişiyor. Eğer birkaç yıl öncesinden verilere ihtiyacınız varsa, ihtiyacınız olan veriyi özetleyen bir PDF raporuna bakmak, eski CSV formatının, yeniden import et, yeniden biçimlendir, temizle ve raporu yürüt gibi zorunluluklarından kurtarıyor.
İşlenmesi gereken önemli yıl sonu raporları:
1. Kâr ve Zarar, 1 Ocak – 31 Aralık
2. Bilanço Tablosu, 1 Ocak – 31 Aralık
3. Yapılan işlemlerin bütün detayları, 1 Ocak – 31 Aralık
4. Her çalışanın sigorta primi detayı 1 Ocak – 31 Aralık
Hesap özetlerini indirin.
Square, Paypal, Dwolla veya iş için internet bankacılığı kullanıyorsanız, yıl boyunca yaptığınız tüm işlemlerin PDF raporunu indirdiğinize emin olun. Bankanız, hesap raporlarınızın ne kadar süre kullanılabilir olacağını kısıtlayabilir, o yüzden geçen yılın tüm banka raporlarını hemen indirin. Kredi kartı ekstreleri, sigorta hesapları, tedarikçi faturaları, elektrik faturaları, gelir vergisi ve tüm diğer çevrimiçi finansal verilerinizin kopyasını indirin.
Bulut dosyalarını indirin.
Pek çok küçük işletme, faturalama, eposta, işbirliği ve diğer önemli işler için bulut çözümüne güvenir. Bulut hizmetinizi gözden geçirin ve tüm önemli dosya ve verilerin kopyasını indirin. Google Drive, Office365, iCloud, Evernote, Dropbox, Freshbooks da dâhil, maaş çizelgesi, parola yönetimi, satış noktası için kullandığınız tüm bulut sistemlerini gözden geçirin. Şu an kullandığınız bulut servislerinin bir listesini çıkarmanız önümüzdeki yıl bu görevi daha kolay hale getirecektir.
Takviminizi kullanın.
İş takviminiz, yaptığınız seyahat, görüşmeler ve işle ilgili çoğu şeyi belgelendirir. Bu hayati bir iş kaydıdır. Tüm yılınızın bir PDF raporunu oluşturun. Tüm detayları görülür yapabilmek için tüm yılınızı aylara, haftalara hatta günlere bölmeniz gerekir. Eğer elle tutulur bir ajanda kullanıyorsanız, eski takvimlerinizi en az beş yıl işletme için güvenli ve uygun bir yere kaldırın.
Yılsonu kilometre hesabı yapın.
Eğer aracınızı iş için kullanıyorsanız, yılsonunda ne kadar kilometre yol aldığınızı not düşün. Bu bütün yılın kilometre performansı konusunda önemli bir temel hat sağlayacaktır. Ben her zaman kolaylıkla bulabilmek için bunu takvimime not ediyorum.
Telefonunuzu yedekleyin.
Eğer bugün telefonunuzu kaybetseniz, kullandığınız bulut hesaplarına giriş yapabilmeniz mümkün, ancak fotoğraflara ne olacak? iPhone’un Fotoğraf Yayını’na güvenmeyin, çünkü uygulama sadece son 1,000 fotoğrafı içeriyor. Benim Wifi ağı üzerinden fotoğraflarımı yedeklemek için kullandığım Seagate marka bir harici belleğim var. Ayrıca telefonunuzdan başka hiçbir yerde oluşturup depolamadığınız diğer verileri de düşünüp taşının. Bu dosyaları da yedeklemeyi ihmal etmeyin.
Dosyalarınızı yedekleyin.
Yakın zamanda işiniz için pek çok önemli finansal veri topladınız. Bu dosyaları kaybetme riskini göz ardı etmeyin. Tek bir klasör içinde her dosyanın yıla göre tarihini belirterek bir araya getirin. Box veya Dropbox gibi bir bulut yedekleme sistemine bir kopyasını atın, bilgisayarınızdan ayrı bir harici bellekte ve başka bir bilgisayarda dosyalarınızın bir kopyasını saklayın.
Bu makale Becky Mccray’in 29 Aralık 2014 tarihinde smallbizsurvival.com’da yayınlanan yazısından çevrilmiştir.
