Ofis Dışı Çalışmanın Girişiminize Etkileri

0
238

Soma’nın CEO’su ofisinizde ve uzaktan çalışmak arasında bir tercih yapmak zorunda olmadığınıza inanıyor. Neden çalışanlarınıza iki dünyanın da en iyi yanlarını sunmayasınız?

 

Su filtresi firması olan Soma’nın sahibi Mike Del Ponte, “Çoğu ofis herkesin ihtiyaçlarının ortalamasıdır” diyor. “Ancak kimse için mükemmel değildir. Eğer içine kapanık biriyseniz, ki ben son derede içine kapanık biriyimdir, ofis kültürü kimsenin rahatsız hissetmeyeceği ortalama bir rahatlık sunar. Ancak hiçbirimiz kendimizi muhteşem hissetmeyiz ve verimliliğimiz de had safhasında değildir.”

 

Şirket sahipleri ve liderler konu ofislere geldiğinde farklı dünya görüşlerine sahip olabiliyor. Yahoo’nun CEO’su Marissa Mayer, çalışanların ofis içinde birbirleriyle iletişim halinde olmalarının önemli olduğunu ve iş birliğinin ve yenilikçiliğin bu iletişim sayesinde mümkün olabileceğini düşünüyor. Ancak diğer pek çok şirket –özellikle de teknoloji sektöründe çalışanlar- çalışanlarına uzaktan, verimli olabileceklerini düşündükleri en uygun ortamda çalışma imkânı sunuyor.

 

Del Ponte için bu ikilem oldukça kolay çözülebilir, çünkü hangi yöntemin seçileceği temelde yapılacak işin nasıl bir iş olduğuna dayanıyor. Çalışanların bir araya gelerek iş birliğini yapmasını gerektiren zamanlar olabileceği gibi, herkesin bağımsız çalışması ve yaptığı işe tamamen odaklanması gereken zamanlar da olabiliyor. Bu yüzden Del Ponte melez bir tutumla karşımıza çıktı ve artık Soma ekibi 3 ayda bir, bir hafta boyunca bir araya gelerek istedikleri bir yerde çalışıyorlar. Bu bir kafe, bir akrabanın evi hatta uzaklarda egzotik yer olabilir. Soma’da çalışanlar buna “Herhangi bir Yerden Çalışma Haftası” diyorlar, yani HYÇH. Del Ponte, “yaratıcılık ve üretkenlik, kimsenin araya girmediği bir zamanda gelir” diyor. Ve şöyle devam ediyor “Ve bence bu ikisini de arttırmanın yolu ilham verici ortamlarda bulunmaktır.”

 

HYÇH fikri Del Ponte’nin aklına geçen yıl 1 haftalığına Tokyo’da tatildeyken geldi. Tatili sırasında  Japonya kültürünü özümsemek için, yerel halk gibi yaşamaya çalıştı.  Bu sırada aldığı önemli bir iş telefonu ve atması gereken e-mailler yüzünden bir kafeye oturdu ve fark etti ki burada dünyanın diğer ucundaki bir kafede de ofiste yaptığı işlerin aynısını yapabilmişti.

 

Buna ek olarak ayrıca akşamları Tokyo’yu keşfetme şansını da yakalamıştı. Bunların hepsini bir araya getirdiğinde o haftanın çok verimli ve keyifli olduğunu gördü – çalışanlarının da bu gibi zamanlardan kendisi gibi keyif almasını istediğini fark etti.

 

Del Ponte şimdi HYÇH’yi tüm şirkette 3 ayda bir uygulanan bir prensip haline getirdi. Bu prensibi uygulayan ilk Soma ekibi bunu yakın bir zamanda yaptı ve Del Ponte uyguladığı bu programın farklı pek çok şeyin arasında üç önemli yararı olduğunu fark etti.

1. Esneklik

Soma ekibi HYÇH’nin sunduğu esneklikten çok memnun kaldı. Bu uygulama onlara “kendilerine has” bir iş günü geçirme şansı vermişti. “Mühendislerimizden biri için kendi yarattığı bu serbest iş günü işe erken saatlerde evde başlamak, uzun süren bir öğle yemeği ve ardından spor ve bir kafede günü bitirmeden büyük bir projeyle uğraşmak anlamına gelmişti” diyor Del Ponte.

 

O hafta Del Ponte de Avustralya’nın Melbourne kentine uçmayı tercih etti. Onun mükemmel günü de öğle yemeğine kadar bir kafede, saat 3 e kadar başka bir kafede çalışarak, ardından farklı mahallelerde uçurtma uçurarak, yürüyerek ve bisiklete binerek, son olarak da güzel bir akşam yemeğiyle geçti.

2. İlham

HYÇH’nin önemli getirilerinden biri de çalışanlara farklı yerlerden ilham alma şansı tanıması. Del Ponte HYÇH planını oluştururken, üretkenlikle ilgili aşırı beklentileri olmadı. Del Ponte: “Çalışanlarım yeni ortamlarda ofiste sergiledikleri üretkenliğin %80’ini sergilerse ve döndüklerinde hayata, şirketimize ve ürünlerimize karşı farklı bakış açıları geliştirebilirse bu planın her şeye değeceğine karar verdim” diyor.

 

Melbourne’de yerel butikleri ziyraret eden Del Ponte, Avustralya pazarında revaçta olan ilginç ve yeni ürünlerden ilham aldı. Farklı ülkelerde ve şehirlerde bulunmak farklı kültürleri tanımak, yerel halkla konuşmak ve insanların hayatlarını ne kadar farklı şekillerde yaşadıklarına şahit olmak anlamına geliyor. Del Ponte çalışanlarını bu tür kültür farklılıklarına motive ederek onların yepyeni ve yaratıcı fikirlerle ofise dönmelerini sağlıyor.

 

3. Üretkenlik

Del Ponte çalışanlarına HYÇH döneminde ofiste olduklarından biraz daha az üretken olma hakkını tanıyor olsa da (yapılacaklar listesini bitirmek için mesela) çalışanlarının ofis dışında çok daha üretken olduklarını gördü. Çalışanlar da bir proje üzerinde çalışmak için doğru yer ve doğru zamanı seçtiklerinde işlerinde daha başarılı olduklarını fark ettiler. Ofiste karşılaştıkları dikkat dağıtıcıların (bir anda gelişen toplantılar, çalan telefonlar, gerekli görüşmeler, langırt masaları gibi- olmaması da büyük bir avantajdı.

 

“İnsanlar yeni bir yere gittiklerinde dışarıya çıkıp yeni şeyler keşfetmek için heyecan hissediyor” diyor Del Ponte. Çalışanlarımda yaratılıştan gelen FOMO (fear of missing out – fırsatı kaçırma korkusu) vardı ve bu da yapılacaklar listelerindeki şeyleri öncelikli görmelerine neden oluyordu. HYÇH sayesinde aynı masada otururken eskisinden daha üretken olmaya başladılar.

 

Del Ponte, HYÇH uygulamasının ilk denemelerinde pek çok şey öğrendi. “İlk HYÇH denememde yaptığım hata, o haftanın da diğer haftalar gibi geçmesini amaçlamaktı ancak bu bir hataydı çünkü HYÇH zaten kişilerin hep birlikte değil, kişisel olarak yaptıkları tercihleri sayesinde başarılı olmalarını amaçlayan bir program.”

 

Del Ponte, buna benzer bir şeyler yapmak isteyen diğer şirketlere fikir vermesi için bir uygulama listesi de çıkarmış:

%100 Gerekli Olmayan Tüm Toplantılarınızı İptal Edin

HYÇH’nin asıl amacının çalışanlar için bölünmeyen, tam olarak motive olabilecekleri zamanı yaratmak ve 3-5 dakikalık toplantılarda bunu yapamazlar. Bu yüzden Del Ponte, herkesin %100 gerekli olduğunu konusunda hemfikir olunmayan toplantıların iptal edilmesi gerektiğini düşünüyor. Ve dürüst olmak gerekirse, çoğu toplantı bir haftaya kadar ertelenebilir durumdadır.  

 

Gününüzü Bir Gece Önceden Planlayın ve Wi-fi’ınızı Ayarlayın

Del Ponte kötü bir WI-FI alanının üretkenliği öldürdüğünü erkenden keşfetti. Ona göre seyahate çıkmadan bir gece önce güvenilir bir WI-FI ağı bulunması, bu ağın uygun ve kullanılabilir olduğunun teyit edilmesi ve yine de bir şeyler ters giderse diye Gmail Offline’ın çevrimdışı kullanılabilecek şekilde indirilmesi gerekiyor. Ayrıca bir gece önceden yapılacaklar listesi oluşturulmasını da öneriyor, bu sayede ertesi gün erkenden ve düzenli bir şekilde çalışılmaya başlanabilir. Ayrıca çalışırken ortamda var olan şeylerin dikkatinizi dağıtması ve zamanınızın çoğunun e-postal ya da Slack ayarlarıyla geçirilmesi olanağını azaltıyor.

 

Ekibinizle İletişim Kurun

HYÇH sırasında ekip üyeleri birbirleriyle farklı zaman dilimlerinde bulunacağından, kimin ne zaman uygun olup ne zaman olmayacağını şirket takvimine işlemek iyi bir fikir olacaktır. Ofiste bulunduğunuz gibi 9-5 saatleri arasında çalışmaya uygun olmayacağınızdan dolayı çalışma arkadaşınızın size ulaşması gerektiğinde bunu yapabilmesi için onu haberdar edin.

 

Gerçekçi Beklentileriniz Olsun

Tabii ki bazı şeyler, sadece çalışanlar bir arada ve aynı odada olduğunda mümkün olabiliyor. Del Ponte diyor ki “Bir ürün geliştiriyorsanız ve bunun prototiplerini gösterecekseniz elbette bunu yüz yüze yapmak çok daha iyi olacaktır.”

Bunu söylemişken HYÇH’nin en değerli yönlerinden biri, işletmeleri işle ilgili daha düşünceli ve planlı hareket etme konusunda teşvik etmesi. Bu yöntem çalışanları hangi toplantının gerekli, hangisininse atlanabilecek kadar önemsiz olduğunu ayırt etmesini sağlıyor. Ayrıca liderlerin de çalışanların üzerinde çalıştıkları görevleri daha iyi anlamasına ve çalışanlarına daha büyük projelerde bireysel çalışma fırsatı tanımasına yardımcı oluyor. “Bu yöntem şirketinizin otomatik pilotta çalışmayı durdurmasına yardımcı oluyor” diyor Del Ponte.  

 

Bu makale fastcompany.com’da Elizabeth Segran tarafından 2016’da yayınlanan yazıdan çevrilmiştir.

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here