Sunum Yapmadan Önce Bilmeniz Gereken 7 Kritik Nokta

0
102

Sunumlar; bir şirketin gidişatı, karar aşamaları ya da kendi kariyeriniz için bile önemli dönüm noktaları olabilir. Sunum yapmadan önce aşağıdaki 7 sorunun cevabını bildiğinize emin olun.

 

Sunumlar önemli yol ayrımlarıdır. Eğer amacınıza ulaşırsanız yeni bir işin, terfiinin ya da bir girişim için kullanılacak para fonunun kapısı açılabilir fakat başarısız olursanız itibarınız zarar görebilir veya bir fırsatı kaçırabilirsiniz. Sahneye çıkıp durumu idare etmeye çalışmanız, çok büyük riskler altına girmeniz demektir.

 

Ne yazık ki birçok insan -tüm sektörlerden uzmanlar ve deneyim sahipleri- etkili bir sunum hazırlamayı bilmemektedir. Sunum yapacakları temel çevreyi gözlemlemek yerine bütün enerjilerini renkli PowerPoint slaytları hazırlamaya ya da dinleyicilerin ilgisini çekecek belli başlı bilgileri ezberlemeye odaklarlar.

 

Sunumunuzun taslağını bile hazırlamaya başlamadan önce bu 7 soruyu sorduğunuzdan emin olun:

 

1- Dinleyiciler Kimdir?

Bu, sormanız gereken ilk sorudur ve her zaman cevabı bildiğinizi düşünmemeniz gerekir. Farz edin ki bir girişimcisiniz, elinizde yeni bir ürün var ve bir arkadaşınız ürünü şirketine sunmanızı istedi. Dinleyiciler arkadaşınız ve birkaç iş arkadaşı ya da başkan ve yönetim kurulu olabilir. Her durum farklı bir yaklaşım ve farklı bir resmiyet seviyesi gerektirir. Dinleyici kitlenizi tamamen kavrayın, aksi halde yanlış topluluk için hazırlandığınızla kalırsınız.

 

2- Dinleyici Kitlesi Ne Kadar Geniş?

Kitlenin ne kadar geniş olduğu, sürecin hazırlanması yerine sunumun kendine ait bir konu olsa da, etkili bir şekilde hazırlanmanız için size yardımcı olacak başka bir önemli sorudur. Geniş bir kitle karşısında kısa ve öz konuşmalı, dikkati yerinde tutmak için tempolu olmalı, göz teması kurmak adına salona sürekli bakınmalı ve genel olarak sunumunuzu en az bölünmeyle tamamlamak durumundasınız. Dar bir kitle karşısında sunumunuzu daha yavaş ilerletmeli, dinleyicilerden gelebilecek potansiyel sorulara karşı duraklamalı ve vücut dilinizi daha az kişiyle temas kuracak şekilde ayarlamalısınız. Eğer katılımcıların kesin sayısını bilmiyorsanız yelpazenizi geniş tutmanız uygun olur.

 

3- Sunumu Nerede Yapacaksınız?

Bu sorunun cevabı nasıl hazırlanacağınızı kararlaştırmada size yardımcı olur. Düşünün ki elinizde ürünün bir örneği var ve küçük bir topluluk önünde sunum yapacaksınız. Eğer bir toplantı odasında, masa etrafında olacaksanız örneği kendinizle götürüp ilk elden dinleyicilerinize sunabilirsiniz. Fakat eğer bir konferans salonundaysanız uzaktaki seyirciler için daha büyük, erişilebilir görüntü sağlayan araçlara ihtiyacınız olacaktır. Sunum mekanını bilmek, size ayrıca salonun akustiğine göre sesinizi ayarlama fırsatı da verecektir.

 

4- Hangi Gereçler Sizin İçin Uygun Olacak?

Öncelikle temel şeyleri düşünün. Diyelim ki PowerPoint sunumunuz hazır; onu bir taşınabilir bellek içerisinde mi götüreceksiniz yoksa laptop taşımanız gerekir mi? Salonda aracınızı projeksiyon aletine bağlayacak gerekli ekipmanlar bulunacak mı? Belli bir mikrofon sistemi olacak mı yoksa siz kendi sesinizi ayarlamak durumunda mı olacaksınız? Sahne olacak mı yoksa daha az resmi bir ortam mı olacak? Bu sorular size, yanınızda ne götüreceğiniz ve nasıl hazırlanacağınız konusunda yardımcı olacaktır.

 

5- Ne Uzunlukta Konuşmanız Gerekecek?

Bu, çoğu insanın göz ardı ettiği, önemli bir sorudur. Ne kadar süreyle konuşacağınız hakkında tahminde bulunmak güvenli bir davranış değildir. Dinleyicileriniz birkaç dakika konuşmanızı bekliyorken yarım saat sunum yaparsanız onları aşırı sıkabilirsiniz. Eğer beklenti bir saatten fazlaysa ve yarım saat sürerse kayda değer birikiminizin olmadığı düşünülebilir. İki şekilde de yeterince hazırlanmamış gibi görünürsünüz, o halde sunumunuz için ideal süreyi bulun ve belli zaman çerçevesi içinde iyi olduğunuz konusunda kendinizden emin olana kadar pratik yapın.

 

6- Sonrasında Soru- Cevap Olacak mı?

Eğer sunum sonrasında hazırlıklı olmadığınız bir soru- cevap kısmı ile karşı karşıya kalırsanız, aşağılanıp, önceki konuşmanız sırasında oluşturduğunuz itibarınız zor sorularla yerle bir edilebilir. Sonrasında soru- cevap olup olmayacağını ve ne kadar süreceğini öğrenin. Birinin size sorabileceği en zor soruları düşünün ve hepsi için birer cevap hazırlayın.

 

7- Başka Kim Konuşacak?

Listedeki diğer soruların aksine bunun cevabını bilmemeniz sizi mahvetmez. Sizden önce veya sonra kimin konuşacağına göre sunumunuz değişmeyecektir fakat bunun cevabını bilmeniz etkinliğin dinamiğini anlamanıza yardımcı olacaktır. Örneğin tek konuşmacı olmanız, altı konuşmacıdan biri olmanıza göre üzerinize daha fazla yük bindirecektir. Sizi öldürmez ama önceden bilmeye değer.

 

Umuyoruz ki, bu soruların çoğunu kendi kendinize ya da biraz araştırmayla cevaplayabilirsiniz. Eğer cevaplayamazsanız sizi davet eden kişiyi ya da salonu arayıp daha net bilgiler isteyin. Bu sorular mutlaka hazırlanma sürecinizdeki ilk adımlarınız olmalıdır ki sonrasında ana taslağınızı hazırlayabilin. Ne kadar iyi hazırlanırsanız, sunum koşullarınızı ne kadar iyi bilirseniz sonunda o kadar iyi bir sunum yaparsınız.

 

Bu makale inc.com’da Jayson Demers tarafından 2015’te yayınlanan yazıdan çevrilmiştir.

 

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here