Toplantıya katılan arkadaşıma sorduğum “Yıllık satış konferansın nasıl gidiyor” sorusuna cevabı “Tarifsiz, sonu gelmeyen korku” oldu. Ne utanç verici!
Niçin bu toplantılar bizi sık sık yorgun, hayal kırıklığına uğramış ve kederli bırakıyor? Bazı iyi yürütülmüş ve zaman zaman da korkunç toplantılarda sayısız saatler harcamış biri olarak, herkesin enerjik ve kenetlenmiş bir şekilde ayrıldığı harika toplantılarda dört unsur göze çarpar.
1. Amacın Belirgin Olması
Niçin toplantı yapıyoruz? Ne öğrenmek, çözmek, karar vermek, keşfetmek veya düzenlemek için buradayız? Hangi sonuçlar bu toplantının başarılı olduğunu gösterecek? Yapılan yatırımlar sonucunda, toplantının değerli bir amaca hizmet etmesi düzenleyenin boynunun borcudur. Toplantı yapmak için toplantı yapmak veya sadece düzenli bir aktivite olarak toplantı planlamak, çoğu zaman insanların telefonlarını kontrol ederek toplantının en iyi kısmını beklemeleriyle sonuçlanır: Sonunu.
Zaman aralıklarıyla sınırlı olmaktan ziyade, amaçlara uygun olan sonuçlar elde etmek için toplantı gündemini yönet, eğer tartışmalar amaç dolu ve ilerletici ise sürdürmeye devam et. Eğer bir sonuca varıldıysa ilerle. Eğer bir konu üzerinde daha fazla zamana ihtiyac duyulursa, buna sahip olacaksın çünkü başka bir yerde zamanı telafi ettin.
2. Açık Sözlülük
Bir liderin kritik konulara direkt veya şeffaf olarak değinirken yeteneksizliği veya isteksizliği büyük oranda sinir bozucudur. Hepimizin toplantılarda olma amacı anlamlı, baskı yapan konuların yükseldiği, liderliğin bunları bastırmaya teşebbüs ettiği, etrafında adeta kaydığı veya sorunu görmezden geldiği ve sık sık bu sorunun diğerlerinden daha sık meydana geldiğinin bilindiği ortamlarda bulunmaktır. Bu, insanların toplantılarda zamanının çoğunu yapay ve önemsiz konularla harcayacağını ummasına, gereksiz eğitim modülleri ve sebepsiz tezahüratlar eşliğinde çöp veya değersiz şeyler sunulurken bile işaret üzerine ses çıkaran ve alkışlayan eğitilmiş fok balıkları gibi performans göstermelerine neden olur.
3. Katılım
İnsanları toplantı ön hazırlığına ve gerçek bağlılıklar için fikir tasarlamak üzere olaya dahil et. Katılımcılara hangi konular ve endişeler üzerinde durulması gerektiğini sor ve bu konuları gündeme getir. İnsanları gerçek sorunları çözerek birbirine kenetle, yeni ürünler ve süreçler için beyin fırtınası yaptır ve başarının önündeki engelleri belirle. Toplantının enerjisini yönet, insanlara sıkıcı ve birkaç dakika içinde tamamlanması gereken veya katılımcılara önceden yollanan sunumlarla işkence etme. Başarı listesi yapmaktansa her birinin bunları kabul etmelerini sağla. Devam et ve kişiler arası ayrımcılık yaratan aşağılayıcı teşvik ödüllerinden kaçın. (Örneğin en çok soruyu sorana 50.000 dolar ödül vermek gibi)
4. Taahhütlerle Toplantıyı Bitir
İnsanların bir sonraki aşamayı bilmesini sağla:
- Bu toplantıda özellikle hangi konularda fikri birliğine vardık?
- Yapılması gereken her nokta için bireysel sorumluluk alanlarını belirle.
- Çözüme kavuşmamış konular hakkında ne zaman tekrar rapor vereceğiz?
- Tekrar ne zaman bir araya geleceğiz? (eğer gerekli ise)
Özetlemek Gerekirse
- Amaçlar ve arzulanan hedefler için özel ve belirgin ol.
- Zor konular etrafından parmak ucuyla geçmek yerine çamura dalarak tüm gücünle geç.
- Katımılcıların toplantı öncesi ve sırasında anlamlı roller üstlenmesini sağla.
- Sonraki adımın ne olacağı hakkında belirgin ve özellikli bir bitiş yap.
Bunları uygula, ulaşacağın enerji dalgalanması ve verimlilik seni hayrete düşürecek.
Bu makale entrepreneur.com‘da John Leibner tarafından 2016’da yayınlanan yazıdan çevrilmiştir.
